Geschäftsprozesse mit KI automatisieren

Erst messen, dann automatisieren

Automatisiert wird in vielen Betrieben das, was zufällig zuerst auffällt. Was fehlt, ist der Vorher-Wert: Wie lange dauert der Schritt heute, wie oft kommt er vor, wie viel kostet er. Ohne diese Zahlen lässt sich hinterher nicht sagen, ob sich der Aufwand gelohnt hat.

Der zweite häufige Fehler ist, den gewonnenen Zeitanteil nicht neu zu verplanen. Eine Stunde, die frei wird und nicht vergeben ist, füllt sich von selbst.

Was sich für den Anfang eignet

Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und heute von Hand übertragen werden. Schlecht geeignet ist alles, was Ausnahmen kennt, die niemand aufgeschrieben hat.

• Eingehende Anfragen erfassen und zuordnen
• Angebote aus wiederkehrenden Bausteinen erzeugen
• Termine bestätigen und Unterlagen versenden
• Berichte aus bestehenden Daten zusammenstellen
• Daten zwischen zwei Systemen übertragen

Projektmanagement als der Teil, der es durchhält

Eine Automatisierung ist ein Bestandteil, der gepflegt werden muss, und kein abgeschlossenes Projekt. Dazu gehört, dass jemand zuständig ist, dass dokumentiert ist, wie der Ablauf funktioniert, und dass auffällt, wenn er stehen bleibt.

Im Lehrplan steht Projektmanagement deshalb gemeinsam mit der Automatisierung in Modul 6.

Die modulare Alternative

Wer gezielt nur diesen Teil braucht, muss nicht 33 Wochen belegen. Die Maßnahme Anwendungsorientierte Digitalisierung hat dafür zwei einzeln buchbare Bausteine über je 125 Unterrichtseinheiten: Prozessdenken mit ersten Automatisierungen und KI-Agenten mit Systemanbindung.